Przejmowanie materiałów archiwalnych

W celu przekazania materiałów archiwalnych do Archiwum Narodowego w Krakowie kierownik jednostki organizacyjnej składa zawiadomienie o rozpoczęciu procesu przygotowania materiałów archiwalnych do przekazania.

Zawiadomienie powinno zawierać:

1) informacje zgodnie z § 6 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. 2019 poz. 246). Informacji tych nie podaje się w przypadku kolejnego przekazania, o ile nie uległy one zmianie.

2) pisemne wyjaśnienia w przypadku niemożliwości podania ww. danych w całości lub ich części.

3) roboczy spis materiałów archiwalnych przygotowany zgodnie z § 8 ust. 1 ww. Rozporządzenia. Spis sporządza się odrębnie dla każdego rodzaju materiałów archiwalnych zgodnie z zapisami załącznika nr 4 pkt 3 ww. Rozporządzenia. Przykładowe graficzne wzory formularzy spisów stanowią załączniki nr 1, 2, 3, 4, 5 do Procedury przejmowania tradycyjnych materiałów archiwalnych do Archiwum Narodowego w Krakowie (Procedura przejmowania tradycyjnych materiałów archiwalnych do Archiwum Narodowego w Krakowie). Dla specyficznych rodzajów dokumentacji dopuszcza się zmiany zawartości rubryki „tytuł” formularzy, ustalone w porozumieniu z ANK.

Robocze spisy materiałów archiwalnych przesyłane są do Archiwum po raz pierwszy w jednym egzemplarzu celem sprawdzenia poprawności ich sporządzenia lub przekazania uwag i ewentualnych poprawek.

Po zakończeniu procesu przygotowania materiałów archiwalnych do przekazania kierownik jednostki organizacyjnej składa zawiadomienie o zakończeniu czynności porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych. Do zawiadomienia dołącza się trzy egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w wersji ostatecznej wraz z ich edytowalną wersją elektroniczną.

Obwieszczenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 17 stycznia 2019 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. poz. 246). 

Archiwum Narodowe w Krakowie przypomina, że opis pudeł z tektury litej bezkwasowej, w których umieszczane są materiały archiwalne przedstawiony został w załączniku nr 7 do Procedury przejmowania tradycyjnych materiałów archiwalnych do Archiwum Narodowego w Krakowie. Opis ten powinien znajdować się na krótszym boku pudełek. Na opis ten składa się nazwa zespołu archiwalnego np. Prezydium Dzielnicowej Rady Narodowej Kraków Nowa Huta (u góry krótszego boku pudełka) oraz sygnatury archiwalne np.29/703/2538-2540 (na dole krótszego boku pudełka).

4. Formularze – przekazywanie materiałów archiwalnych

1.Formularz służący do ewidencjonowania materiałów archiwalnych – aktowych, przekazywanych do Archiwum Narodowego w Krakowie

2.Formularz służący do ewidencjonowania materiałów archiwalnych (akt osobowych pracowników), przekazywanych do Archiwum Narodowego w Krakowie

3. Formularz służący do ewidencjonowania materiałów archiwalnych technicznych przekazywanych do Archiwum Narodowego w Krakowie

4. Formularz służący do ewidencjonowania materiałów archiwalnych  kartograficznych przekazywanych do Archiwum Narodowego w Krakowie

5. Wzór opisu jednostki archiwalnej:

6. Wzór opisu opakowania zbiorczego:

Pobierz formularz w formacie DOC