Zgodnie z zapisami powołanego zarządzenia, warunkiem wypożyczenia materiałów archiwalnych z zasobu archiwum państwowego na wystawę organizowaną na terenie Polski, jest w szczególności:
- skierowanie do archiwum wniosku o wypożyczenie – nie później niż 3 miesiące przed terminem ekspozycji (lub 6 miesięcy – w przypadku dużej ilości materiałów archiwalnych lub materiałów wymagających zaawansowanych zabiegów konserwatorskich) wraz z informacją na temat warunków wystawienniczych i konserwatorskich w przewidywanym miejscu wystawy,
- uzyskanie od archiwum pozytywnej oceny stanu zachowania i możliwości ekspozycji materiałów archiwalnych w warunkach i czasie proponowanym przez organizatora wystawy,
- zapewnienie przez organizatora wystawy transportu wypożyczanych materiałów archiwalnych wraz z ochroną,
- zapewnienie przez organizatora wystawy ubezpieczenia materiałów archiwalnych na czas ich transportu i ekspozycji,
- uzgodnienie przez obie strony sposobu ekspozycji materiałów archiwalnych,
- pokrycie przez organizatora wystawy kosztów materiałowych przygotowania konserwatorskiego obiektów do ekspozycji i przewozu (kartonu na podkładki ekspozycyjne itp.),
- podpisanie umowy wypożyczenia (nie później niż w terminie 14 dni przed terminem transportu materiałów archiwalnych; projekt umowy sporządza Archiwum).
