1Nadzór archiwalny to nazwa używana dla określenia całości działań podejmowanych przez archiwa państwowe w zakresie kształtowania zasobu archiwalnego. Pojęcie to nie występuje w Ustawie z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, ale zostało usankcjonowane w nazwach komórek organizacyjnych archiwów państwowych powołanych do wykonywania nadzoru archiwalnego. W Archiwum Narodowym w Krakowie komórka ta to: Oddział VI – nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym.
Kształtowanie zasobu archiwalnego jest jednym z podstawowych zadań w działalności archiwów państwowych. Jego celem jest możliwie najpełniejsze zabezpieczenie dla potomności dokumentacji o wartości historycznej, powstającej w związku z działalnością twórców zespołów. Funkcja ta nabiera stopniowo znaczenia w związku z pojawieniem się masowej produkcji aktowej oraz z powodu wzrostu zainteresowania najnowszymi archiwaliami.
Współczesne metody kształtowania zasobu archiwalnego polegają na selekcji i nadzorze nad narastającym zasobem archiwalnym. Narastającym zasobem archiwalnym archiwiści określają dokumentację pozostającą u jej twórców (w biurach, archiwach zakładowych, składnicach akt), przed jej przekazaniem do archiwów z zasobem historycznym. Najwięcej uwagi archiwa poświęcają selekcji, która ma decydujące znaczenie dla kształtowania zasobu archiwalnego.
Przyczyną selekcji jest brak możliwości i miejsca na przechowywanie całej wytworzonej dokumentacji oraz występująca w niej powtarzalność dokumentów i informacji. Celem selekcji jest wydzielenie materiałów archiwalnych, które należy koniecznie zachować jako wieczyste – od pozostałej dokumentacji, z której wieczystego przechowywania można zrezygnować. Selekcja polega więc na naukowej ocenie wartości dokumentacji i poprzedza właściwe wydzielenie materiałów wieczystych z całej produkcji dokumentacyjnej (tj. brakowanie). W toku długoletnich doświadczeń archiwistów wypracowane zostały archiwalne metody selekcji, których istotnym narzędziem są kryteria oceny dokumentacji.
Kryteria oceny wartości dokumentacji (za: Bohdanem Ryszewskim):
Obok kryteriów selekcji istotne są także metody przeprowadzania selekcji dokumentacji. W tym zakresie istnieją trzy ogólne zasady:
W Polsce nadzór nad narastającym zasobem archiwalnym wykonywany jest przede wszystkim poprzez wyselekcjonowanie spośród wszystkich urzędów, instytucji i przedsiębiorstw pewnej liczby najważniejszych i najbardziej reprezentatywnych jednostek organizacyjnych, których dokumentacja ma po selekcji wejść do historycznego zasobu archiwów państwowych. Przepisy ustawy archiwalnej ograniczyły – w stosunku do okresu sprzed ustawy – pole działania archiwów państwowych tylko do organów państwowych i państwowych jednostek organizacyjnych oraz organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych. Nie oznacza to jednak, że archiwa państwowe nie gromadzą dokumentacji niepaństwowych jednostek organizacyjnych.
Archiwa państwowe w ramach nadzoru nad archiwami zakładowymi wyselekcjonowanych instytucji wykonują następujące czynności:
Archiwa państwowe prowadzą pełną dokumentację każdego archiwum zakładowego, przechowują w niej: protokoły kontroli archiwalnych z zaleceniami, przepisy kancelaryjne i archiwalne, dane organizacyjne, spisy akt znajdujących się w archiwum zakładowym, spisy akt wybrakowanych, korespondencję.
Przy opracowaniu powyższego tekstu korzystano m. in. z:
